Ich habe meine erste Auslandsbestellung erhalten – was nun?

Wir gratulieren Ihnen zur ersten Bestellung, die Sie aus dem nahen Ausland und/oder einem für Sie gänzlich neuen Markt erhalten haben!

Sie sind nicht nur dabei ein erfolgreicher Exporteur zu werden, sondern sich möglicherweise auch einen neuen Zielmarkt samt erstem Referenzkunden aufzubauen. Lassen Sie nun besondere Sorgfalt walten!

Hier eine kurze Schritt für Schritt Anleitung, an der Sie sich orientieren können:

1. Welche Bedingungen haben Sie mit dem Kunden vereinbart?
   • Welche Bedingungen sind auf Ihrer Website (AGBs, Incoterms, Eigentumsvorbehalt etc.) angeführt? Welche Konditionen haben Sie mit Ihrem Kunden im Email-Verkehr vereinbart?
   • Nimmt der Kunde Ihre Bedingungen an bzw. auf welche AGBs hat er verwiesen und was gilt nun? Ist bereits ein Vertrag zustande gekommen?
   • Was haben Sie ggf. sonst noch mit dem Kunden ggf. telefonisch oder im E-Mail-Verkehr besprochen?
2. Wie groß ist der Umfang des Auftrags?
   • Kalkulieren Sie die m³ und das Gewicht der Sendung!
   • Überlegen Sie, wie Sie die Sendung oder das Paket am besten verpacken, damit es heil ankommt. Es geht um eine sichere Beladung und Verstauung am LKW. Das ist an sich Sache des Verkäufers, da sonst auch keine Transportversicherung zahlt!
   • Kontaktieren Sie eine Spedition oder ein Transportunternehmen und lassen Sie sich Angebote für die Beförderung legen.
   • Überlegen Sie sich, ob Sie die Verzollung, Zertifizierung, u.v.m. extern erledigen lassen und/ oder das Know How für etwaige Folgeaufträge im Unternehmen aufbauen.
3. Ist ggf. eine Versicherung nötig oder ratsam?
   • Je nach Bestimmungort und Incoterm ist eine Transportversicherung ein zu denken. Ist ihr Produkt sehr anfällig für „Bruch“, Hitze, Feuchtigkeit bzw. welche Transportwege kommen auf Sie zu?

    Lesen Sie hierzu: Wie wähle ich Incoterms richtig aus?

   • Je nach Produkt und gesetzlichen Bestimmungen des Ziellandes ist es ratsam eine Produktversicherung (Personen- und Sachschäden) abzuschließen, z. B. bei USA-Exporten.
4. Schaffen Sie es rechtzeitig zu liefern?
   • Brauchen Sie bspw. mehr Zeit für die Produktion oder Abwicklung der Lieferung? (Produktanforderungen, Bürokratie, Ausfuhrkontrolle/Genehmigungen, etc.)? Meist werden Pönalen fällig – machen Sie dann noch Gewinn?
   • Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan mit einem Puffer (va. bei „just in time“ Konditionen)!
5. Welche Zahlungskonditionen sind vereinbart?
   • Wer trägt die Transaktionskosten der Überweisung? Wer die Währungsschwankungen?
   • Vereinbaren Sie nach Möglichkeit „Vorauskasse“ oder sichern Sie sich via Akkreditiv ab. Legen Sie schriftlich fest, wann welcher Teil bezahlt wird!
   • Was passiert, wenn Ihr Kunde nicht zahlt?
     Lesen Sie hierzu: Was kann ich tun wenn mein Kunde nicht zahlt?
   • Für eine Liste mit Vertrauensanwälten und Steuerberatern, kontaktieren Sie das örtlich zuständige AußenwirtschaftsCenter!
     
6. Welche Dokumente werden ggf. benötigt?
   • Handelsrechnung (Faktura, Invoice)
   • Lieferschein (Shipping Note)
   • Frachtbrief (CMR bei LKW Sendungen)
   • Seefrachtbrief; im Schiffsverkehr: Konnossement (Bill of lading)
   • Versicherungsdokumente
   • Ursprungszeugnis (bekommen Sie bei der WKO!)
   • Packliste (Packing list)
   • Beim Versand mit verschiedenen Beförderungsarten: z. B. Speditionsdokumente der FIATA und hier z. B. das Multimodal bill of lading (FBL), Luftfrachtbrief (AWB)
   • Übernahmebescheinigung des Spediteurs (Forwarders certificate of receipt)
   • Lagerschein (Warehouse certificate)
   • …u.v.m.
   • Diese Dokumentenauflistung ist nur ein Auszug. So werden bspw. bei Lebensmitteln, Konsumgütern, Tieren bzw. tierischen Produkten, Antiquitäten, Waffen, u.v.m. weitere Dokumente (z.B. Analysenzertifikat, Veterinärzeugnis, u. ä.) benötigt. Weitere Informationen zu den Exportdokumenten und Warenbegleitpapieren finden Sie beispielsweise HIER.
7. Was ist bei der Rechnungslegung zu beachten? 
   • Klären Sie ab, welche Infos/Nachweise Sie für die USt-Verrechnung benötigen: z. B.: UID Nummer in der EU (innergemeinschaftliche Lieferungen); bei Geschäften mit Drittstaaten Ausfuhrnachweis (z. B. Ausfuhrbescheinigung) und Buchnachweis.
   • Fragen Sie Ihren Kunden, welche Dokumente und Unterlagen er für seine Buchhaltung benötigt.

Lesen Sie hierzu den Menüpunkt: „Finanzen & Förderung“

Besuchen Sie auch die Website des Finanzministeriums für Informationen rund um Themen wie Umsatzsteuer, Rechnungslegung im Ausland etc. Besuchen Sie auch die Quellenseite der Kollegen aus Großbritannien: HIER

Mag. Christina Ulrich

Restart Export

ICS Internationalisierungscenter Steiermark Lindweg 33, 8010 Graz