EXPORTDOKUMENTE

Je nach Zielmarkt bzw. gewählter Finanzierung benötigen Sie für den Export Ihrer Waren entsprechende Dokumente.

  • Für den Export in einen Drittstaat sind all jene Warenbegleitpapiere erforderlich, die sowohl für die Ausfuhrabfertigung (Zolldokumente etc.) in Österreich, als auch für die Einfuhr in das jeweilige Zielland nötig sind. Es kommt natürlich darauf an ob der Verkäufer oder der Kunde die Ausfuhr bzw. die spätere Einfuhr im Zielmarkt durchführt. Demnach wird der Lieferant entsprechende Unterlagen für den Kunden zur Verfügung stellen müssen.
  • Für den Export in Länder innerhalb der EU sind (mit Ausnahme von verbrauchssteuerpflichtigen Waren) keine Zolldokumente erforderlich, möglicherweise aber andere, auch mit dem Kunden vertraglich, vereinbarte Unterlagen (Garantien etc.).
  • Im Falle der Finanzierung mittels Akkreditiv und/oder Exportgarantie werden z. B neben Faktura, Transportdokumenten etc. auch die Versicherungsdokumente und weitere Zusatzdokumente verlangt.

Nachstehend finden Sie eine Auflistung der wichtigsten Dokumente, die Sie für den Export Ihrer Waren benötigen könnten:

  • Handelsrechnung/Faktura
    Für die Vorlage zur Verzollung sind zwei Handelsrechnungen sowie ggf. eine Übersetzung in die jeweilige Landessprache notwendig. Beide Rechnungen müssen unterschrieben und mit Firmenstempel versehen sein. Hinsichtlich der Formvorschriften der Rechnung ist Art.11 österr. UStG zu beachten.
  • Proforma-Rechnung
    Bei kostenlosen Lieferungen, sprich wenn die Beförderung/Versendung der Waren in das Drittland nicht im Rahmen eines Kaufgeschäfts abgewickelt wird, muss in die Proforma-Rechnung (englisch bzw. Landessprache) der Einzel- und Gesamtpreis mit dem Vermerk „Nur für Zollzwecke“ oder „Only for customs clearance“ aufgenommen werden und die Rechnung mit Firmenstempel versehen werden. Ein Begleitschreiben ist beizulegen, das den Zweck des Warenimports ausweist.

1. Transportdokumente werden aufgrund ihrer unterschiedlichen Funktionen in zwei Gruppen unterschieden:

a) Traditionspapiere sind Dokumente, wie z. B das Konnossement (Bill of Lading, B/L), die eine Wertpapierfunktion haben, da sie die Ware selbst repräsentieren. Im Zusammenhang mit dem Warentransport bedeutet dies, dass die Übergabe der Dokumente der Warenübergabe entspricht.

Folgende Traditionspapiere sind besonders häufig:

  1. Das Konnossement (Bill of Lading, B/L, Ladeschein) ist nicht wie der Frachtbrief Begleitpapier der Ware, sondern Empfangspapier und zugleich Traditionspapier in der Seefracht. Seine Übergabe ersetzt im Allgemeinen die Übergabe der Ware und verleiht somit Eigentum. Es wird daher auch als „document of title“ bezeichnet. Im See- und Binnenschiffverkehr tritt das Konnossement oftmals an die Stelle des Frachtbriefs.
  2. Für den internationalen kombinierten Transport ist das Combined B/L ein handelsfähiges Konnossement, wobei der Transport im Hauptlauf mit einem Seeschiff und der Vorlauf und/oder Nachlauf mindestens einem anderen Verkehrsträger durchgeführt werden muss.
  3. Der Order Lagerschein ist eine vom gewerblichen Lagerhalter ausgestellte Urkunde über den Empfang der eingelagerten Ware und somit ein Wertpapier, da hiermit auch das Eigentum übergeht.

b) Frachtbriefe sind Dokumente, wie z. B der CMR Frachtbrief, die als Nachweis dafür dienen, dass die Ware versendet oder zum Transport an den Frachtführer übergeben wurde. Sie stellen Beweisurkunden über den Abschluss und Inhalt eines Frachtvertrages im Eisenbahn-, Straßen-, Luft-, See- und kombinierten Transport dar.

Diese Frachtbriefe sind Ihnen sicher schon untergekommen:

  1. Der CMR Frachtbrief gilt als Nachweis für die Beförderung auf der Straße.
  2. Die Air Waybill (AWB) ist das Warenbegleitpapier im Luftfrachtgeschäft.
  3. Der CIM Frachtbrief ist der Frachtvertrag bei der Beförderung von Gütern im Bahnverkehr.
  4. Der Seefrachtbrief (Sea Waybill, SWB) ist das Transportdokument in der Seefracht (Seefrachtvertrag).
  5. Das Multimodale Transportdokument (Combined Transport Document, CTD) kommt zum Einsatz, wenn verschiedene Beförderungsarten gewählt wurden (z.B. Seeschiff & Eisenbahntransport).
  6. Beim Versand im Post- bzw. Kurierverkehr wird ein Posteinlieferungsschein bzw. eine Kurierempfangsbestätigung ausgestellt, die eine Empfangsbestätigung ist und lediglich Beweisfunktion hat.

2. VERSICHERUNGSDOKUMENTE

Um sicherzustellen, dass der Schutz der Ware für den Transport gesichert ist, wird zum Abschluss eines Versicherungsvertrages (Einzel- oder Generalpolizze) geraten, der im Schadenfall die Basis bildet, um Schadenersatzansprüche geltend zu machen. Daneben stehen die Haftungen bspw. aus dem CMR Recht.

Haftungen und Versicherungen sind nicht dasselbe. Ein Schutz aus der sogenannten Haftung (oder Gewährleistung) besteht von Gesetzes wegen. Versicherungen oder auch Garantien werden beim Kauf zwischen Parteien vertraglich vereinbart. Auch verlangen gewisse Incoterms (CIF/CIP) das Eindecken einer Versicherung – siehe Die neuen Incoterms 2020

3. WEITERE DOKUMENTE 

Je nach Zielmarkt, Finanzierung, Art der Ware oder Dienstleistung u. a. sind weitere Dokumente nötig, wie z. B.

  • Ursprungsnachweise:

          a) Präferenzieller Ursprung der Ware
          b) Nichtpräferenzieller Ursprung der Ware

Lesen Sie hierzu auch den Menüpunkt „Ursprungsnachweise

  • Packliste
    Weist die Handelsrechnung keine genaue Übersicht über die Waren in den einzelnen Packstücken auf, ist eine detaillierte Packliste in mehrfacher Ausführung auf Englisch beizulegen.
  • Weitere Dokumente könnten ebenso erforderlich sein: Konsulatsfaktura, Inspektionszeugnis, Veterinärzeugnis, phytosanitäres Zeugnis, länder- und marktspezifische Zertifizierungen, Konformitätsnachweise, Hygienebescheinigungen, Registrierungen bei Behörden etc.
  • Analysezertifikate: Diese werden bei Lieferungen von besonderen Materialien wie z. B. Erzen, Mineralien und Chemikalien benötigt und geben Auskunft über die Zusammensetzung der jeweiligen Produkte.

Einen guten Hinweis auf gegebenfalls nötige Dokumente für den Exportzielmarkt bietet die Market Access DB. Weitere Infos auch HIER

Bitte klären Sie die oben angesprochenen Punkte auch mit Ihrem Käufer ab und definieren Sie im Vertrag wer etwa lokale Zertifizierungen oder Registrierungen durchführt. Wer tritt vor den Behörden des Exportzielmarkts als Importeur auf?

Klären Sie auch die Notwendigkeit für gegebenfalls nötige Exportgenehmigungen (Sprichwort: Dual Use, Militärgüterembargo, Sanktionen etc.) ab. Lesen Sie mehr dazu HIER

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Hier finden Sie einige Hilfestellungen zum Thema in unseren Checklisten: