GLOBALE BESCHAFFUNG: NEUN TIPPS FÜR IHR UNTERNEHMEN

Bei einer österreichischen Exportquote von weit über 50% ist es unabdingbar, dass auch die Beschaffung internationaler abgehandelt wird. Dennoch ist das Augenmerk darauf oftmals nicht ausreichend vorhanden, ebenso wenig wie die damit verbundenen Risiken. In Unternehmen fehlt es oft an internationalem Know-How bzw. dem entsprechend ausgebildetem Personal.

Die Vorteile des internationalen Einkaufs sind meist sehr verlockend, jedoch können und werden durch Fehlverhalten diese Vorteile verpufft und führen in einer ehrlichen Nachkalkulation zu einer Negativentscheidung.

Sourcing-Experte Gerhard Orthaber, hat einige Empfehlungen für heimische Unternehmen gesammelt, die internationale Einkaufserfolgsfaktoren sowie konkretes, praktisches und somit wertvolles Know-how der internationalen Beschaffung umfassen:

1) TCO Betrachtung

Vergleicht man rein den Artikelpreis, stehen Osteuropa oder Fernost/China meist überproportional kostengünstig da. Doch bewertet man alle Nebenkosten der Beschaffung, so liegt der Preisunterschied gerade bei den aktuellen Logistikkosten im einstelligen Bereich.

Empfehlung: Bewerten Sie alle Nebenkosten der Beschaffung in Ihrem Preisvergleich und entscheiden auf Basis einer Gesamtkostenbetrachtung.

2) SCD – Supply Chain Design

Bevor die entsprechende Sourcingstrategie gestartet wird, sollte eine ganzheitliche Logistikkarte von der gesamten Beschaffung, über Assembling, bis hin zum Kunden dargestellt und mit Logistik bzw. Zollkosten versehen werden. Meine Erfahrung zeigt, dass oft irrwitzige Warenflüsse wie Komponenteneinkauf in Asien, Veredelung in Europa, Retournierung der Baugruppe nach Asien zum Finishen und zu guter Letzt Lieferung zum Kunden nach Amerika, in vielen Unternehmen keine Seltenheit darstellen.
Das dies weder einen grünen Fußabdruck hinterlässt noch logistisch Sinn macht, versteht sich von selbst.

Empfehlung: Erstellen Sie eine Logistikkarte bzw. den Warenfluss Ihres Produkts vor der Beschaffungsentscheidung.

3) Sprache

Die Ländersprache wäre von Vorteil, jedoch ist dies meist personell nicht möglich. Doch leider scheitert es auch oft an ausreichendem Englisch. Dies stellt aus meiner Sicht ein enormes Gefahrenpotenzial dar, da dadurch viel falsch interpretiert wird und folgend nur schlecht für das eigene Unternehmen verhandelt werden kann. Verständigungsprobleme führen unweigerlich zu Mehrkosten und erhöhen das Risiko zur Realisierung der gewünschten Vereinbarungen.

Empfehlung: Englisch Ausbildung laufend forcieren oder intern realisieren.

4) Kulturelles Fehlverhalten

Interkulturelle Handlungskompetenz ist die Fähigkeit, mit Personen aus anderen Kulturen situationsangemessen und erfolgreich zu kommunizieren. Es ist unabdingbar, dass sich Auslandsreisende über Verhalten, Gebräuche und die Kultur der Länder informieren, andernfalls werden Sie falsch interpretiert, beleidigen ihren Geschäftspartner unbewusst und verschlechtern die Beziehung folglich zu ihrem Geschäftspartner.

Empfehlung: Organisieren Sie eine Informationsveranstaltung mit einem z.B. Dolmetscher, welcher über Kulturen und Gebräuche aus seinem Land referiert und für Fragen zur Verfügung steht.

5) Lieferantenmanagement

Es wird bekannterweise enorm viel Geld in das Monitoring von Kunden investiert. Jedoch Lieferanten (in manchen Unternehmen ein Kostenfaktor von über 50% des Umsatzes) werden kaum bis schlecht gemonitort. Unwissenheit führt zur schlechteren Verhandlungsposition und versteckten Kosten, die Sie für Lieferantenfehler bezahlen.

Empfehlung: Bringen Sie Ihr ERP System in Bezug auf Lieferantenbewertung auf Vordermann, oder investieren in ein SRM – Modul (Supply Relation Ship – Modul).

6) Lieferantenmanagement in herausfordernden Zeiten

Intensives Beziehungsmanagement (intensiver Informationsaustausch, Vertrauensaufbau, kooperative Konfliktlösung, gemeinsame Zielvereinbarung, …) ist die Schlüsselaktivität, um am Beschaffungsmarkt in herausfordernden Zeiten erfolgreich zu sein. Halten Sie so intensiv wie möglich und nötig Kontakt zum Lieferanten.
Fazit: Es ist wesentlich schwieriger einem guten Geschäftspartner eine Absage zu erteilen, als auf eine E-Mail-Anfrage ein Absageschreiben zu retournieren.

Empfehlung: Schaffen Sie die personellen Ressourcen zur Betreuung Ihrer „kritischen“ Lieferanten.

7) Risikomanagement

Unabhängig, dass bereits durch die ISO9001 – 2015 auch der Einkauf verpflichtet ist, aktives Risikomanagement zu betreiben, sind die Risiken im internationalen Einkauf generell höher. Da Unwissenheit nicht vor Strafe schützt, müssen Risiken analysiert, bewertet und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Andernfalls werden Sie mit nicht unerheblichen und meist nicht kalkulierten Zahlungen eines Besseren belehrt.

Empfehlung: Ein Zweitageslehrgang Risikomanagement für einen Verantwortlichen mit Kompetenz im Einkauf würde im ersten Schritt ausreichen.

8) Contract Management – fehlendes Vertragswesen

Ein leider zu oft vernachlässigter Teil ist die vertragliche Absicherung im internationalen Business. Auf Basis unserer vertrauenswürdigen Einstellung zu neuen Geschäftspartnern ist Handschlagqualität bei einem erfolgreichen Produkt oft zu wenig, um seine Rechte zu erhalten. Geheimhaltung, Vertragssprache, Schutzrechte, Gewährleistung, Gerichtsstand, Exportlizenzen und auch Anpassung der eigenen Einkaufsbedingungen sind die Mindestvereinbarungen jeder Geschäftsbeziehung.

Empfehlung: Führen Sie wenigstens ein Mindestvertragskonstrukt für ihre Lieferanten ein.

9) Produkt- Länder- & Lieferantenauswahl

Unternehmen bzw. verantwortliche Führungspersönlichkeiten neigen dazu, Produkte mit Schwierigkeiten auszulagern. Ein kniffeliges Produkt, in einem recht unbekannten Land, bei einem Neulieferanten führt unweigerlich zum Scheitern oder zu enormen Investitionskosten. Wobei hier noch zu ergänzen wäre, dass andere Länder von Beginn an ein anderes Verständnis von Qualität aufweisen und der Lieferanten seltenst ein bekanntes Problem von ihrem Produkt lösen kann!

Empfehlung: Wählen Sie im besten Fall nur eine Unbekannte oder lassen Sie sich durch Profis am Beginn begleiten.

Die Kernaufgaben des Einkaufs haben sich in den vergangenen Jahren in ihren Prioritäten verschoben, respektive massiv erweitert. Die permanente Analyse der regionalen und globalen Beschaffungsmärkte sowie ein professionelles Lieferantenmanagement gehören zu den wesentlichen Aufgaben einer professionellen Einkaufsabteilung.

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Dipl.-Ing. (FH) Gerhard Orthaber
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